Traslada tu gestión del papel a la nube con seguridad

Traslada tu gestión del papel a la nube con seguridad

10 marzo, 2020
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Para que tu empresa se mantenga vigente necesitas incorporar en sus procesos avances tecnológicos que operan desde Internet, como por ejemplo la gestión de documentos y servicio de almacenamiento en la nube. Este proceso de digitalización ahorra costos y optimiza el trabajo de los equipos.

¿Tienes dudas sobre dónde y cómo empezar? ¿Te preocupan los riesgos legales y de seguridad que acarrea el cambio del papel a la nube?

Queremos ayudarte a tomar una buena decisión, por eso en este blog aclaramos cómo implementar esta necesaria transición con la mayor seguridad posible.

Si estás considerando migrar tus documentos desde el formato físico hacia el digital, posiblemente crees que es un proceso delicado y que demandará tiempo y organización. Y tienes razón.

La digitalización de tus documentos es un proceso que necesita su tiempo y orden. Una vez que lo terminas le agrega valor a tu negocio, sobre todo si forma parte de un cambio más profundo, como es la transformación digital, que es más amplia porque comprende un cambio de mentalidad, incorporar herramientas tecnológicas y la modernización de procesos internos.

Si todavía dudas, aquí hay 7 razones para que te decidas de una vez por todas a pegar el salto a la nube con tus documentos que entrega el portal TIC Portal:

  • Mantiene tus archivos organizados y fáciles de localizar.
  • Optimiza la seguridad, permitiendo que solo puedan acceder los usuarios con permiso a los archivos que tú, como administrador, decides.
  • Los documentos se vuelven 100% portables, pues todo usuario autorizado puede consultarlos, compartirlos y editarlos, de ser necesario, desde su celular.
  • Ahorras costos, porque reduces considerablemente el uso de papel, lo que también ayuda a reducir el impacto ambiental de tu empresa.
  • Compartes prácticamente al instante cualquier información documentada con colaboradores, pero también con clientes y proveedores.
  • Ahorras en otros costos de mantenimiento.
  • Evitas el deterioro de los documentos.

También destacamos otro aspecto que es clave para toda empresa: la digitalización de tus documentos reduce los riesgos legales que surgen en casos de pérdida o destrucción de tu archivo, explica el desarrollador del software de gestión de negocios 60Dias.

Sabes si cuentas con la tecnología para liderar a tu equipo remoto? ¡Descúbrelo aquí!

¿Cómo trasladar el archivo físico a la nube?

Migra tu documentación y tus procesos de trabajo hacia la nube siguiendo este paso a paso que te ofrecemos para que pegues el salto de manera segura y obtengas buenos resultados:

Antes de dar el salto

  1. Digitaliza tus documentos.
  2. Analiza las opciones que existen en el mercado y elige de acuerdo a las necesidades de tu negocio (funcionalidades, espacio de almacenamientos), los objetivos que quieres alcanzar al implementar las herramientas de colaboración que te ofrecen los sistemas en la nube, la experiencia del proveedor, los servicios de soporte que ofrece y los costos.

Durante la mudanza

  1. Proporciona información y capacitaciones a los colaboradores que van a usar las herramientas del sistema en la nube.
  2. Clasifica los documentos y crea categorías para mantenerlos organizados.
  3. Gestiona los tipos de acceso para los distintos usuarios.

Ya en la nube

  1. Mantente al día con las actualizaciones que se presentan en el sistema (la mayoría se hacen de manera automática) y contacta a tu proveedor ante cualquier duda o necesidad que aparezca durante el uso.

Ahora bien, el proceso de migrar tu documentación y los procesos de tu empresa hacia un servicio de cloud computing puede parecer delicado, pues siempre está la duda sobre si la seguridad de la nube es tan fiable como dicen. Ahora mismo despejamos esta incertidumbre.

¿Qué tan seguro es mover archivos desde la nube?

Hoy en día la tecnología de protección de bases de datos está más avanzada que nunca (y los esfuerzos para blindar la seguridad de la información que se mueve en la red nunca dejan de evolucionar), por lo que es difícil que la seguridad de la información de tu empresa o tus colaboradores sea vulnerada, a menos que sean los propios usuarios del sistema los que incurren en prácticas indebidas.

De hecho, según la prestigiosa consultora de empresas Gartner, hacia el 2025, el 90% de los errores de seguridad en la nube se deberán a manejos indebidos por parte de los usuarios en las mismas empresas.

Por esta razón es fundamental que tus colaboradores reciban formación respecto a las buenas y malas prácticas en el uso de herramientas colaborativas alojadas en la nube.

¿Cómo puedes identificar los estándares de seguridad que ofrece un proveedor de servicios de software en la nube?

En este caso es crucial el Acuerdo de Nivel de Servicios (ANS) al que llegues con el proveedor, pues en esta parte del contrato tú y tu proveedor especifican las responsabilidades, así como las sanciones que se producirían si alguna de las partes queda en falta.

En el ANS, tu proveedor tiene que dar toda la información concerniente a estos 4 factores señalados en la guía “Cloud Computing. Una guía de aproximación para el empresario”, que elaboró el Instituto Nacional de Ciberseguridad (España):

1. Rendimiento

Disponibilidad, tiempo de respuesta, soporte, etc.

2. Seguridad

Autenticación, autorización, criptografía, auditorías y verificación de la seguridad, gestión de vulnerabilidades, entre otros.

3. Tratamiento de datos

Clasificación, respaldo, ciclo de vida y portabilidad.

4. Privacidad

Estándares y mecanismos de certificación, códigos de conducta, transparencia, ubicación geográfica y control de accesos, por lo menos.

Asimismo, desde que compares las ofertas de los distintos proveedores, cerciórate de que estén certificados según las normas ISO 27001, 27017 y 27018, que son los principales estándares de ciberseguridad y garantizan el buen tratamiento de la información que se aloja en la nube, detalla la compañía de servicios tecnológicos de gestión de contratos Webdox.

Migra los procesos de tu empresa hacia la nube con protección

Para que el salto de tu empresa hacia la nube sea completamente seguro sigue un proceso de implementación planificado, revisa cuáles son las garantías que te ofrecen los proveedores en el Acuerdo de Nivel de Servicios y verifica que el sistema que elijas tenga las certificaciones necesarias.

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