¿Todavía no digitalizas tus procesos? ¡Súbete a la nube de Google con Tigabytes!🚀☁️

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23 marzo, 2021
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El trabajo remoto es una modalidad que se instaló durante la pandemina y ha llegado para quedarse. Muchas empresas se han visto obligadas a incorporar nuevas tecnologías en sus procesos para mantenerse vigentes. 

El almacenamiento de documentos en la nube de Google es un proceso de digitalización que permite ahorrar costos y optimizar el trabajo en los equipos.

En Tigabytes queremos ayudarte a tomar una buena decisión, por eso en este blog aclaramos cómo implementar esta necesaria transición con la mayor seguridad posible.

La digitalización de tus documentos es un proceso que necesita su tiempo y orden. Una vez que lo terminas le agrega valor a tu negocio, sobre todo si forma parte de un cambio más profundo, como es la transformación digital, que es más amplia porque comprende un cambio de mentalidad, incorporar herramientas tecnológicas y la modernización de procesos internos.

Entre los cientos beneficios que encontrarás al subirte a la nube, acá te dejamos algunas de las razones más importantes para dar este importante salto. Migrar a la nube te ayudará a:

  • Mantener los documentos  organizados, fáciles de localizar y al alcance.
  • Optimizar la seguridad, permitiendo que solo puedan acceder los usuarios con permiso a los archivos que tú, como administrador, decides.
  • Los documentos se vuelven 100% portables, pues todo usuario autorizado puede consultarlos, compartirlos y editarlos, de ser necesario, desde su celular.
  • Ahorras costos, porque reduces considerablemente el uso de papel, lo que también ayuda a reducir el impacto ambiental de tu empresa.
  • Compartes prácticamente al instante cualquier información documentada con colaboradores, pero también con clientes y proveedores.
  • Ahorras en otros costos de mantenimiento.
  • Evitas el deterioro de los documentos.
  • Reduce los riesgos legales que surgen en casos de pérdida o destrucción de tu archivo.

¿Cómo trasladar los documentos físicos a la nube?

Migra tu documentación y tus procesos de trabajo hacia la nube siguiendo este paso a paso que te ofrecemos para que pegues el salto de manera segura y obtengas buenos resultados:

Antes de dar el salto Digitaliza tus documentos y analiza las opciones que existen en el mercado y elige de acuerdo a las necesidades de tu negocio (funcionalidades, espacio de almacenamientos), los objetivos que quieres alcanzar al implementar las herramientas de colaboración que te ofrecen los sistemas en la nube, la experiencia del proveedor, los servicios de soporte que ofrece y los costos.

Durante el proceso proporciona información y capacitaciones a los colaboradores que van a usar las herramientas del sistema en la nube. Clasifica los documentos y crea categorías para mantenerlos organizados. Gestiona los tipos de acceso para los distintos usuarios.

Cuando ya estés  en la nube mantente al día con las actualizaciones que se presentan en el sistema (la mayoría se hacen de manera automática) y contacta a tu proveedor ante cualquier duda o necesidad que aparezca durante el uso.

Por último, siempre es bueno contar con un partner que te apoye en las transiciones tecnológicas a través de capacitaciones constantes y recomendaciones. 

¿Te gustaría conocer más? Contáctanos  👉 acá y solicita una demostración completamente gratis para ver cómo podemos ayudarte.

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