Office 365 o Google Workspace : ¿Cuál es la mejor herramienta para la productividad de tu empresa?🚀☁️

Office 365 o Google Workspace : ¿Cuál es la mejor herramienta para la productividad de tu empresa?🚀☁️

28 abril, 2021
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El trabajo colaborativo es crucial para alcanzar más y mejores resultados, hoy Google Workspace y Office 365 se están convirtiendo en las herramientas favoritas para potenciar e incrementar la productividad de las empresas.

Llegado el momento, ¿cuál elegir?

Si bien las dos plataformas se enfocan en facilitar el trabajo, la más adecuada comunicación y el manejo de información, debes saber que no cuentan con las mismas aplicaciones ni funcionalidades. Ahora te explicamos sus diferencias para que elijas la adecuada para tu negocio.

SERVICIO DE ALMACENAMIENTO

La capacidad que tienen para almacenar información en la nube varía en cada una, por lo que tienes oportunidad de elegir el espacio que requieres según sus diferentes paquetes.

En el caso de Google Workspace el almacenamiento disponible tanto en correo electrónico como en Google Drive es superior.

En Office 365, la disponibilidad de almacenamiento es independiente entre OneDrive y el correo empresarial y solo ofrece espacio ilimitado en sus propuestas más avanzadas:

SOLUCIONES PARA EL TRABAJO Y LA COLABORACIÓN

Estas soluciones tienen diferentes herramientas en la nube para crear documentos de trabajo en cualquier momento y desde cualquier dispositivo móvil.

Desde el Drive de Google Workspace tienes oportunidad de acceder a un procesador de texto, hojas de cálculo, formularios, presentaciones, creador de sitios web, una plataforma de codificación y notas de tareas.

En OneDrive de Office 365 puedes trabajar con word, excel y power point si trabajas en línea, pero si no tienes conexión a Internet debes usar sus herramientas de escritorio.

A pesar de que las opciones de Office 365 disponen de características avanzadas para personalizar documentos, la poca capacidad de almacenamiento en la mayoría de sus paquetes le juega en contra, por lo que muchos terminan usando sus versiones offline, disminuyendo así la colaboración sincronizada.

Por su parte, Google Workspace va contra la creación de miles de versiones para un mismo documento; gracias a su potencia de almacenamiento es posible colaborar de forma ordenada y en tiempo real en un mismo archivo, facilitando así el trabajo en equipo.

CANALES DE COMUNICACIÓN

Estas tecnologías saben que la comunicación es básica para la productividad, por ello incorporan medios que mejoran el flujo de las conversaciones entre todos.

Con Google Workspace dispones de correo Gmail, calendario para agendar reuniones, Meet y Chat- para hacer videollamadas y enviar mensajes directos; Google Plus funciona como una red social empresarial.

En el caso de Office 365, la comunicación se da a través de correo Outlook y Exchange, videollamadas y chats con Teams, videos con Stream y su red social corporativa Yammer.

En este caso la ventaja la lleva Google Workspace porque todas sus herramientas de comunicación están disponibles desde su paquete más básico, contrario a Office 365 que provee todas solo en sus versiones para grandes empresas.

Además, según el análisis hecho por Redes Zone, la interfaz de Gmail es mucho más completa que la de Outlook porque desde el mismo correo se puede acceder a cualquiera de los servicios de Google y organiza mucho mejor los emails con sus etiquetas.

 

ARQUITECTURA

En cuanto al desarrollo de estas plataformas, Google Workspace está creada 100% en la nube, lo que significa que todas sus herramientas se integran entre sí y que puedes acceder a ellas desde cualquier navegador web. En cambio, algunas de las que ofrece Office 365 necesitan instalarse por separado porque combina arquitectura en la nube y local, por ejemplo su paquetería de documentos y Skype Empresarial.

Asimismo, con la solución de Google las actualizaciones en las herramientas y seguridad se realizan por sí solas, sin necesidad de que los colaboradores o un equipo de TI pierdan tiempo en hacerlo. Con Office sucede lo opuesto, hay que actualizar siempre aparte.

VELOCIDAD DE CONEXIÓN

¿Sabías que subir y descargar archivos en Drive es 96% más rápido que hacerlo con la solución de Microsoft? ¿O que los cambios en tiempo real de los documentos en Drive se reflejan un 96% más rápido que en OneDrive? Así lo declaran los reportes “A cloud abroad in Paris” y “Not all clouds are created equal”, de Principled Technologies.

En este sentido, Google Workspace tiene mayor eficiencia en el manejo de la información y brinda una mejor experiencia a los usuarios al trabajar con archivos.

MANTENIMIENTO

En ambas plataformas existen diferencias importantes que impactan directamente en la productividad.

Google Workspace se basa en:

  • Redundancia de Datacenter: los centros de datos que resguardan la información se replican de forma segura en dispositivos de almacenamiento y distintas ubicaciones, considerando los riesgos geológicos y geopolíticos.
  • Mantenimientos planeados: los datos se escriben entre más de 3 servidores en el nivel OS y se respaldan a medios sin conexión, lo que implica que el servicio esté siempre disponible.

Por su parte, Office 365 realiza un proceso de mantenimiento con ciertas particularidades:

  • Mantenimientos planeados: los clientes son notificados en el panel de control 5 días antes, a más tardar, lo que implica cortes en el servicio.
  • Divulgación de información cerrada: ante cambios, no divulga las disponibilidades del servicio directamente con los clientes.

SEGURIDAD

Ahora bien, sobre la seguridad de información, ambas plataformas protegen los datos empresariales con sus herramientas integradas de privacidad.

Algunas medidas de protección de Google Workspace son:

  • El acceso a los centros de datos de Google está protegido con: tarjetas de acceso electrónico personalizadas, vallas perimetrales, detectores de metales, sistemas biométricos y detección de intromisión por láser, como puedes ver en el video de su canal de Youtube.
  • La encriptación de Google Workspace se da en todo momento, cuando la información está en los discos, almacenados en soportes de copia de seguridad, mientras se trasladan por Internet, o entre diferentes centros de datos.

Entre las que Office 365 ofrece a través de Microsoft son:

  • Para acceder a los centros de datos de Microsoft se requiere aprobación en el perímetro de la instalación y del edificio, dentro del edificio y en el piso del centro de datos.
  • Proporciona cifrado de archivos y buzones, y soluciones de encriptación que puedes administrar y controlar.

ENTONCES… ¿CUÁL ES MEJOR PARA TU NEGOCIO?

Ambas soluciones son excelentes para las empresas gracias a su conjunto integral de servicios de colaboración; sin embargo, Google Workspace sobrepasa los beneficios de efectividad, comodidad y rapidez debido a que se mantiene en el camino de la colaboración en tiempo real. Además, cuenta con herramientas que mejoran el trabajo en equipo según el tamaño de tu empresa.

Office 365 se centra más en la familiaridad de los usuarios con sus productos y en incluir aplicaciones por separado, algo que termina incrementando los costos.

¿Estás listo para elegir?

 

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