Estas 4 herramientas facilitan reuniones virtuales efectivas

Estas 4 herramientas facilitan reuniones virtuales efectivas

06 mayo, 2020
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Siendo las reuniones a distancia un mecanismo de comunicación, coordinación de trabajo, toma de decisiones e incluso cohesión de los equipos que tomó mayor relevancia ante el actual escenario de pandemia global, es fundamental que uses los instrumentos adecuados para que les saques el mayor provecho.

En este momento de cuarentena, obligatoria o voluntario, cuando la mayoría de las empresas migró al teletrabajo, las reuniones virtuales son las que dan continuidad lo que cotidianamente se hablaba, debatía y/o trabajaba en la oficina, pero ahora es de manera virtual.

Por lo mismo, contar con herramientas tecnológicas para implementar el trabajo remoto sin afectar la productividad y lograr reuniones virtuales efectivas es fundamental.

¿Son este tipo de reuniones una pérdida de tiempo? No, si las haces bien. Acá te presentamos varias de las herramientas más usadas en el mercado; según las necesidades de tu negocio y equipo podrás identificar la que mejor cumpliría tus expectativas.

1. Skype

Es una de las aplicaciones gratuitas más antiguas y conocidas para hacer videollamadas. Soporta casi todos los dispositivos y sistemas operativos y permite que se conecten a una videollamada hasta 10 personas y si es una llamada de solo audio, el número puede ser de hasta 25 personas.

A pesar de tener opciones como compartir pantalla o realizar traducciones en tiempo real, en la situación actual no ha sido usada como principal medio de comunicación virtual posiblemente porque es más compleja de usar que otras alternativas actuales. Debes descargar la aplicación, registrarte y agregar uno a uno los contactos con los que quieren tener una reunión, que además también deben tenerla descargada.

2. Google Meet

Es una solución de Google eficaz y segura para hacer reuniones virtuales. Permite hasta 250 participantes usando cualquier navegador y mediante cualquier dispositivo digital.

Está orientada a cubrir las necesidades de empresas de todos los rubros y tamaños, lo que hace a esta herramienta de la plataforma G Suite y sus interacciones de video y audio un instrumento seguro.

¿Cómo se accede? No se necesita instalar un software, solamente ingresas en línea el usuario de tu empresa, configuras los datos de la reunión y compartes el vínculo con las personas que participarán.

Además, la nueva extensión de Google Meet permite visualizar en la pantalla completa a todos los integrantes que participan en una reunión, haciendo más dinámico el contacto; transmitir en vivo para hasta 100.000 espectadores; y grabar las videollamadas con respaldo en Google Drive.

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3. ooVoo

Esta herramienta permita hasta 8 participantes para realizar una videollamada o videoconferencia.

Su interfaz es muy fácil de usar y funciona descargando la aplicación y accediendo por medio de un usuario y contraseña. Ya dentro, puedes contactar con otras personas que también tengan descargada la aplicación o enviar invitaciones a quienes aún no se registran ni la descargan.

Es una buena opción tanto para móviles como para computadores. Eso sí, al ser un programa más enfocado al uso personal, es recomendable para videollamadas con un tono más informal.

4. Zoom

Esta plataforma de video y audio permite realizar videollamadas desde un computador o si descargas la app en cualquier dispositivo móvil. Su versión gratuita acepta reuniones con hasta 100 participantes, con un tiempo limitado de 40 minutos.

Con Zoom también puedes grabar las reuniones, compartir pantalla, chatear y enviar documentos. Pero si en tus videollamadas tratarán temas confidenciales, debes tomar cierto resguardo, ya que su nivel de seguridad presenta alta vulnerabilidad, advirtió el Ministerio de Defensa. Esto la empresa lo tiene claro y ya lanzó una nueva versión, Zoom 5.0, que promete cambios radicales en este aspecto, informa ComputerHoy.

Haz tus reuniones un activo estratégico en tu empresa

Al momento de evaluar la herramienta para tener reuniones virtuales efectivas, primero fíjate en las características de tu equipo. ¿Es pequeño o grande? ¿Son todos nativos digitales o inmigrantes digitales? ¿Se adaptan fácilmente a las tecnologías? ¿Requieren constante capacitación?

Con estas respuestas sabrás identificar la herramienta de videoconferencias que mejor funcione para tu equipo trabajando a distancia que brinde comunicación y seguridad tanto para el negocio como para cada uno de los colaboradores.

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