Descubre qué funciones de G Suite para Empresas cubren tus necesidades

Descubre qué funciones de G Suite para Empresas cubren tus necesidades

11 marzo, 2020
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Conoce en este blog las funciones de G Suite para Empresas que potencian el trabajo colaborativo de tu equipo y cuáles son las aplicaciones web que integran esta plataforma.

Si bien todos conocen Google por ser el buscador en internet más usado en el planeta y un popular canal de información, lo cierto es que este gigante de la tecnología también ofrece otros tipos de servicios y herramientas que se adaptan según las necesidades de tu empresa.

El servicio de correo electrónico Gmail, la plataforma de gestión de documentos Google Drive, y la aplicación web de Google Calendar son los más populares, gratuitos, fáciles de usar y respaldadas por la tecnología en la nube más avanzada.

No obstante, probablemente desconoces que también ofrece una gama de herramientas online destinada a solucionar las necesidades de personas y negocios que necesitan recursos digitales para competir. De hecho, todavía hay quienes hacen comparativas de G Suite para Empresas vs herramientas gratuitas online, pero la realidad es que la plataforma de Google lleva la delantera por mucho, ahora verás por qué.

Descubre G Suite para Empresas

Es la solución tecnológica de Google para pequeñas, medianas y grandes organizaciones que funciona basado en la nube.

G Suite para Empresas es todo un sistema de herramientas integradas que facilitan el trabajo colaborativo, pues permiten que los trabajadores tengan acceso a información relevante de tu negocio, desde cualquier punto, en tiempo real y con costos de licencia se adaptan al tamaño de tu negocio.

¿Por qué pagar y no quedarme con los servicios gratuitos de Google?

Porque tu empresa tiene necesidades muy distintas a las tuyas como individuo.

Las cuentas personales tienen una capacidad de almacenaje muy acotada y no permiten la colaboración al nivel que las herramientas enfocadas en los negocios lo hacen, pues sus fines son que tú, y solo tú, tengas acceso a tu información.

Por ejemplo, tú no necesitas que tu correo personal tenga un dominio con tu propio nombre (@tunombre.com), pero tu organización adquiere mayor relevancia si los correos oficiales sí lo tienen (@tuempresa.com), tal y como señala el sitio de información empresarial Ingenio Empresa.

Esta es solo una de las funciones que encuentras en G Suite, que se enfoca en resolver las necesidades de empresas como la tuya.

Sigue leyendo y de las principales funciones de G Suite según tus necesidades.

4 funciones de GSuite para Empresas que mejoran el trabajo colaborativo

Las funciones que te presentamos a continuación optimizan los procesos de tu organización, pues las herramientas que integran G Suite para Empresas ofrecen a tus colaboradores la posibilidad de acceder a ellas desde una computadora, smartphone o tablet con acceso a Internet (aunque también pueden utilizarlas en modo offline).

1. Conectividad

Mantén a tu equipo conectado desde cualquier lugar vía correo electrónico, chat o video conferencia. Además, reduce el tiempo destinado a sincronizar los horarios de tu equipo con un calendario interactivo.

Estas son las aplicaciones que te lo permiten:

  • Gmail

Utiliza cuentas de correos electrónicos con tu dominio corporativo, gestiona los accesos de los colaboradores de forma centralizada (es decir, tú, como administrador, puedes otorgar accesos y retirarlos cuando sea necesario).

Por si fuera poco, puedes sincronizar la información que tengas en tus cuentas de Microsoft Outlook, Apple Mail y Mozilla Thunderbird.

  • Calendario

Con Google Calendar programas reuniones sin necesidad de preguntar las disponibilidades de tus colaboradores de manera manual, ya que cualquier miembro de tu equipo puede ver cómo están organizadas las agendas de todos.

Otra de sus características, es que puedes compartir tu calendario con clientes y colaboradores externos de una manera muy sencilla.

  • Hangouts Chat

Con esta aplicación tu equipo puede comunicarse como si compartiera el mismo espacio, aun trabajando a distancia. No solo puedes enviar mensajes directos, sino crear grupos de trabajo y compartir archivos de forma inmediata y segura.

  • Meet de Hangouts

Ahorra costos y tiempos de traslados con esta solución que le permite a tu equipo acceder a reuniones desde su computadora, tablet o smartphone. Lo único que necesitan es entrar desde un evento en su calendario, invitación por correo electrónico o mediante un vínculo compartido en el momento.

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2. Creatividad

Utiliza G Suite para Empresas para crear, compartir y editar contenidos de manera colaborativa, gracias a estas aplicaciones:

  • Documentos

Crea y edita textos en equipo, cambios que se guardan automáticamente. Por si fuera poco, puedes consultar el historial de cambios y deshacerlos si lo necesitas.

Además, la aplicación tiene un chat integrado para que el equipo pueda mantener comunicación en tiempo real mientras trabaja en el documento.

  • Hojas de Cálculo

Aprovecha las innovaciones de la Inteligencia Artificial para calcular estadísticas de manera inmediata y con seguridad. Además, si tienes fuentes de datos en programas externos, como Microsoft Office, puedes trabajar con ellos, pues son compatibles con la aplicación.

  • Formularios

Crea y comparte cuestionarios y encuestas que puedes dirigir tanto a tu equipo como a tus clientes. Además, puedes analizar los datos obtenidos a través de las Hojas de Cálculo.

  • Presentaciones

Ya no necesitas un software específico para realizar tus presentaciones, Google Slides te permite generarlas de manera colaborativa y gestionar quiénes pueden editar, ver o agregar comentarios.

  • Sites

Puedes exhibir un proyecto, evento o informe con plantillas fáciles de usar y sin que necesites conocimientos de diseño y programación. Asimismo, si deseas generar un dominio para algún sitio, Google te acompaña en el proceso de alojamiento con alguno de sus socios.

  • App Maker

Esta herramienta es esencial para empresas que ponen énfasis en la innovación tecnológica. Con ella desarrollas tus propias aplicaciones y las conectas con los datos que tienes en Gmail, Calendar y las Hojas de Cálculo. De esta forma, tus recursos funcionan como un traje a la medida confeccionado desde y para tu organización.

  • Keep

Funciona como un tablero de notas que se actualiza automáticamente cada vez que editas o agregas información. Esta herramienta te da la posibilidad de tener siempre a la mano un banco de ideas generado por tu propio equipo.

3. Acceso

¿Cuánto tiempo pierdes intentando encontrar ese archivo importante que guardaste el año pasado? Con G Suite para Empresas, te olvidas de este inconveniente.

Estas son las aplicaciones que gestionan tu información de manera óptima:

  • Drive

Almacena tus archivos sin importar su formato (trabaja con más de 40 tipos diferentes) y gestiona quienes tienen accesos como propietarios, editores o simplemente como visitantes. Además, gracias a la Inteligencia Artificial, Drive te muestra el material que necesitas, incluso antes de que comiences a buscarlo.

  • Cloud Search

Localiza cualquier información de tu empresa rápidamente, no importa si está guardada en una bandeja de Gmail, Hojas de Cálculo o Drive, pues Cloud Search funciona como un motor de búsqueda de Google, pero aplicado al ámbito de tu organización.

4. Control y Seguridad

G Suite te da la posibilidad de gestionar y proteger tu información de manera centralizada y par ello actualiza constantemente su tecnología.

Parte de esa seguridad comprende que nunca recibes mensajes publicitarios y tu información tampoco es utilizada con estos fines, explica HubSpot.

Estas son las aplicaciones que puedes utilizar para resguardar la seguridad de tus datos empresariales:

  • Consola del administrador

Protege los datos de tu organización controlando quiénes tienen acceso a ellos y monitoreando cómo son utilizados.

  • Vault

Esta aplicación resulta particularmente valiosa para tu departamento legal, pues da acceso a información de cuentas suspendidas (por ejemplo, cuando un colaborador es trasladado a otra área o desvinculado) y ayuda a generar auditorías sobre los usos que se hace con los contenidos de tu empresa.

Como puedes notar, G Suite para Empresas te provee de todo un sistema de trabajo colaborativo que funciona fácilmente, pero que también te ofrece un control total de la forma en que se utilizan los datos de tu organización.

Apoya la productividad con G Suite para Empresas

Ahorra tiempo, reduce costos y mejora la productividad de tu equipo con los recursos que provee G Suite. Recuerda que todos operan desde la nube, por lo que no ocupan espacio en tus discos duros, y se integran fácilmente con cientos de sistemas externos.
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