Dale a tu equipo la herramienta correcta para comunicarse bien

Dale a tu equipo la herramienta correcta para comunicarse bien

12 junio, 2020
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Los equipos de trabajo son cada vez más colaborativos y por lo mismo requieren herramientas que faciliten la comunicación, independiente de si están juntos en la oficina o cada miembro teletrabaja desde casa.

Conoce cuáles son las soluciones digitales que mejoran la comunicación para el trabajo colaborativo y cómo sacarles el máximo provecho.

Revisa cuáles son las soluciones en cuestión de correo, mensajería y videollamadas que ayudan a las empresas, y qué es lo que te ofrecen, para que tomes la mejor decisión al contratar la que más se adecúe a tus necesidades.


Estas son las soluciones digitales para la comunicación de equipos de trabajo

Mensajería instantánea

Estas herramientas facilitan la comunicación en tiempo real durante el trabajo:

Google Chat

Es la aplicación de mensajes ideada para equipos de trabajo de Google, tal como lo declara la empresa en su portal.

¿Qué te ofrece Google Chat?

  • Mensajes directos y en conversaciones en grupo.
  • Salas virtuales con capacidad para recibir hasta 8000 miembros, donde puedes almacenar proyectos y conversaciones.
  • La integración con otras herramientas de G Suite para empresas, como Docs, Drive, Hojas de Cálculo, Presentaciones y Google Meet.
  • Un estándar de seguridad de nivel empresarial; tú gestionas la conexión con dispositivos móviles, inicios de sesión, configuración de administración, y más.

Slack

Esta aplicación de mensajería funciona para generar conversaciones directas, en grupos privados y en canales abiertos.

Permite el intercambio de archivos y los mantiene accesibles en todo momento. Además, cuenta con un bot que te hace recordatorios, automatiza tareas y agenda reuniones en tu calendario.

Si bien tiene integraciones con Drive, Calendar, Hangouts, Twitter, Jira y Trello, entre otras, su versión gratuita solo te permite conectar 10 herramientas.

Rocket.Chat

Entre las alternativas de aplicaciones de mensajería instantánea que recopila Hipertextual destaca Rocket.Chat.

Lo que hace particular a esta herramienta es que es de código abierto, lo que significa, entre otras cosas, que los usuarios pueden elegir entre gestionar la herramienta en servidor propio o depender de uno externo.

Aunque esto hace el programa muy flexible, necesitarías un equipo de encargado de TI en tu empresa para sacarle jugo a la aplicación.

Servidores de correo electrónico

Estas opciones son la prueba de que el correo electrónico sigue vigente:

Gmail

Es el servicio de email más usado en el mundo (más de 1.000 millones de usuarios globalmente, según el diario de economía y negocios Portafolio).

¿Qué te ofrece? Las características de Gmail para empresas incluyen:

  • Correo seguro y sin anuncios
  • Cuentas que puedes gestionar de forma centralizada
  • Cuentas corporativas para todo el equipo con el dominio de tu empresa (correo@tuempresa.com)
  • Acceso al correo desde cualquier sitio y dispositivo, incluso sin conexión a Internet
  • Chat o videollamadas accesibles desde la bandeja de entrada/Inbox

Outlook

El servicio de correo de Microsoft es bastante similar a Gmail, si bien está enfocado en grandes empresas.

Zoho

Este servicio de correo tiene como fin una principal integración: la que tiene con Zoho CRM, por lo que es útil sobre todo para equipos de ventas.

Por lo demás, tiene características similares a Gmail. El gran “pero” es que no puedes probar una versión gratuita antes de bajarlo.

Herramientas para hacer videollamadas

Estas soluciones hacen que la comunicación virtual se sienta más humana:

Google Meet

¿Qué te ofrece? Hacer videoconferencias con hasta 250 participantes, transmitir en vivo para 100.000 espectadores, grabar las sesiones y guardarlas directamente en Google Drive, y tiene integración con el resto de las herramientas de G Suite.

Además, tienes la garantía de que tus datos nunca se usarán con fines publicitarios y tendrás control total de tu privacidad.

Lee este blog y descubre por qué las empresas están optando por Google Meet.

Skype Empresarial

Esta es la opción de Microsoft y, como es de suponer, se integra con la paquetería Office 365. No obstante, la herramienta no es tan sencilla de usar; los reclamos de usuario se concentran en los estándares de seguridad y la cantidad de energía que consume en las computadoras, según destaca el sitio Economía TIC.

Zoom

Esta herramienta es bastante útil y popular, lo que la obliga a cubrir sus agujeros de seguridad constantemente. No obstante, le critican que no logra integrarse con las diferentes aplicaciones para el trabajo colaborativo, explica El País.

Recomendaciones para mejorar la comunicación

Conoce los principios básicos para la comunicación interna de una empresa que la fundación Club Manager Spain aporta:

  • El liderazgo debe estar realmente dispuesto a compartir información con los colaboradores
  • Los mensajes escritos evitan la distorsión del significado
  • Los mensajes deben ser expresados en palabras llanas
  • Las comunicaciones solo deben incluir hechos verídicos
  • La información debe ser oportuna y en pequeñas dosis
  • La repetición es esencial en las buenas comunicaciones
  • Los métodos audiovisuales refuerzan la comunicación oral

Revisa nuestro contenido sobre Trabajo colaborativo para saber más.

El medio es tan importante como el mensaje

Como ves, tienes a tu disposición una gran cantidad de soluciones digitales para la comunicación de equipos de trabajo que funcionan tanto para colaboradores que están a metros de distancia como para quienes residen en otras zonas geográficas y tienen diferentes horarios.

Elige la herramienta que se integre naturalmente con las otras aplicaciones que ocupes, que sea fácil de usar y te garantice la seguridad de tu información. Una vez que tomes la decisión, recuerda atender a los principios básicos para que las interacciones sean profesionales, eficaces y humanas.

Guía gratuita para mejorar los procesos colaborativos en tu empresa.

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